Du hast einen Berg an Arbeit vor dir, fängst endlich eine Aufgabe an, wirst aber ständig abgelenkt – von Chatnachrichten und Mails, die hereinflattern, oder vom dringlichen Bedürfnis, deine Social-Media-Apps zu checken? Wenn es dir schwerfällt, dich zu fokussieren und konzentriert eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, dann brauchst du eine effektive Zeitmanagement-Methode, die dir auch Pausen gönnt. Lass uns doch mal über die Pomodoro-Technik reden! 😉
Was ist die Pomodoro-Technik?
Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die in den Achtzigerjahren vom italienischen Unternehmer Francesco Cirillo erfunden wurde. Er nutzte seine eigene Zeitmanagement-Methode mit einer Küchenuhr, die aussah wie eine Tomate – italienisch „pomodoro“.
Francesco Cirillo hatte als Student mit Konzentrationsschwierigkeiten und Prokrastination zu kämpfen, als er die Pomodoro-Technik entwickelte. Aber nicht nur für Studenten, auch für Arbeitnehmer und Freiberufler kann die Methode eine große Hilfe sein.
Wie funktioniert das Pomodoro-Prinzip?
Die Pomodoro-Methode zu lernen, ist alles andere als schwer. Die Zeitmanagement-Methode nach Francesco Cirillo ist schnell erklärt:
- Erstelle eine To-Do-Liste mit allen anstehen Aufgaben.
- Lege möglichst konkret fest, welche einzelnen Schritte für die Erledigung dieser Aufgaben nötig sind.
- Stelle einen Wecker oder Timer auf 25 Minuten und starte mit der Aufgabe.
- Wenn der Wecker klingelt, stoppst du deine Arbeit und hakst auf deiner Liste alles ab, was du erledigt hast.
- Nun legst du eine 5-minütige Pause ein.
- Nach der Pause arbeitest du weitere 25 Minuten an deinen Aufgaben. Diese 25-minütigen Intervalle werden „Pomidori“ genannt.
- Nach 4 Pomidori machst du eine Pause von 30 Minuten und legst dann wieder los.
Die Notwendigkeit von Pausen wird also in den Mittelpunkt gestellt. Anstatt erst eine Pause einzulegen, wenn eine Aufgabe vollständig erledigt wurde, wird für 25 Minuten konzentriert gearbeitet und anschließend eine kleine Pause eingelegt, ehe nach vier Runden fokussierter Arbeit eine längere Pause folgt.
Ein kompletter Pomodoro-Zyklus dauert 2 Stunden und 25 Minuten. So kann es dann theoretisch den ganzen Tag weitergehen.
Die Vor- und Nachteile der Pomodoro-Technik
Für die Pomodoro-Technik gibt es wie für das meiste im Leben Pro & Contra. Lass uns das einmal genauer unter die Lupe nehmen.
Die Vorteile der Pomodoro-Technik
Simplizität
Die Pomodoro-Technik folgt ganz der italienischen Einfachheit: Du brauchst kein technisches Schnick-Schnack und sonstige Utensilien, sondern einfach nur eine Küchenuhr oder dein Smartphone, das du ja sowieso schon hast.
Ausreichend Pausen
Wenn du lange an einer Aufgabe sitzt, verlierst du nach einer gewissen Zeit den Fokus. Auch wenn wir gerne stundenlang büffeln und ackern würden: Wir müssen nicht nur unserem Körper, sondern auch unserem Gehirn zwischendurch eine Pause gönnen, um produktiv sein zu können. Die Pomodoro-Technik trägt dieser Tatsache mit ihren vielen kleinen Pausen Rechnung.
Geplante Ablenkung
Lassen wir uns einmal ablenken, dauert es eine ganze Weile, bis wir wieder vollkommen fokussiert sind. Vermutlich tendierst du oft dazu, zwischendurch nach dem Smartphone zu greifen und durch Social Media zu scrollen oder dir das neueste Katzenvideo auf YouTube anzusehen.
Mit der Pomodoro-Technik kannst du der Versuchung in der 5-minütigen Pause ganz legal nachgehen und musst dich bis zum nächsten Griff zum Handy nur für 25 Minuten zusammenreißen. Auch für das Lesen von Nachrichten ist dann Zeit.
Die Nachteile der Pomodoro-Technik
Wenig Flexibilität bei der Zeiteinteilung
Nicht jede Aufgabe ist nach genau 25 Minuten erledigt. Vielleicht bist du mit einer Aufgabe früher fertig, aber den nächsten Punkt in diesem Zeitintervall anzugehen, würde sich nicht lohnen. Oder du bist gerade mitten im Flow, „musst“ aber eine Pause einlegen, wenn du dich an den Pomodoro-Zyklus halten willst.
Die genau festgelegten Intervalle sind also nur schwer mit dem Zeitaufwand für die einzelnen Punkte auf deiner To-Do-Liste vereinbar und nicht immer wirst du nach 25 Minuten das Bedürfnis haben, deine aktuelle Tätigkeit zu unterbrechen.
Keine flexible Anpassung an den Arbeitsalltag
Immer mal wieder eine 5-minütige Pause zu machen, dürfte für die meisten Arbeitnehmer kein Problem sein. Doch nicht jeder kann am Arbeitsplatz nach vier Pomodori und damit 2 Stunden eine 30-minütige Pause einlegen.
Meist wird nach vier Stunden Arbeit eine längere Mittagspause gemacht. Die Pomodoro-Technik eignet sich also vor allem für Studenten, Selbstständige und Arbeitnehmer, die sich ihre Zeit frei einteilen können.
Keine Priorisierung
Die Pomodoro-Methode gibt lediglich die Phasen von Arbeit und Pausen vor, bietet jedoch keine Hilfestellung für die Priorisierung deiner Aufgaben. Dafür musst du dich also weiterer Methoden bedienen, zum Beispiel der Eisenhower-Methode.
10 Tipps: So klappt es mit der Pomodoro-Technik
Wenn du folgende Tipps beachtest, gelingt es dir trotz der Nachteile, mit der Pomodoro-Technik das Maximum an Produktivität rauszuholen.
1. Priorisiere deine Aufgaben
So weißt du, in welcher Reihenfolge du deine To-Dos abarbeiten wirst.
2. Unterteile jede Aufgabe in Teilschritte
So kannst du zielgerichteter Arbeiten und musst nicht erst überlegen, wo du überhaupt anfangen sollst.
3. Schätze den Zeitaufwand für jede Aufgabe ab
Die Unterteilung in einzelne Schritte macht es für dich leichter, abzuschätzen, wie lange du für eine Aufgabe brauchen wirst.
4. Passe deine To-Dos an die Zeitintervalle an
Prüfe, ob du mehrere kleine To-Dos in ein Intervall von 25 Minuten packen kannst und ob du für eine Aufgabe vielleicht sogar einen ganzen Pomodoro-Zyklus brauchst. Die nächste größere Aufgabe solltest du nach einer 30-minütigen Pause starten.
Bist du mit einer umfangreichen Aufgabe vor dem Ende der vier Intervalle durch, erledigst du in den Pomodori vor der großen Pause noch ein paar Kleinigkeiten und kannst dich anschließend besser auf die nächste Aufgabe konzentrieren.
5. Plane die Pomodori
Weise jeder Aufgabe oder jedem Teilschritt entsprechend deiner Schätzung einen Pomodoro zu. Das sieht dann zum Beispiel so aus:
6. Lasse dich auf die Pomodoro-Methode ein
Mach dir keine Gedanken darüber, ob du deinen Plan für die Erledigung deiner Aufgaben in den vorgegebenen Zeitintervallen einhalten kannst. Konzentriere dich während der 25-minütigen Intervalle auf das fokussierte Arbeiten und entspannte dich während der Pausen.
Denn vielmehr geht es darum, durch die abwechselnden Phasen von Arbeit und Entspannung produktiver zu sein und nicht darum, nach jedem Intervall oder jedem Pomodoro-Zyklus genau eine Aufgabe abschließen zu können. Zieht sich eine Aufgabe also bis in das nächste Intervall hinein, ist das nicht weiter schlimm.
Wichtig ist, dass du nach der Pause von 5 oder 30 Minuten wieder mit einem freien Kopf weiterarbeiten kannst.
7. Bleibe flexibel
Du musst dich nicht sklavisch an die Intervalle der Pomodoro-Technik halten. Wenn du aktuell noch mit Konzentrationsschwierigkeiten zu kämpfen hast, arbeitest du in 15-minütigen Intervallen. Wenn du länger konzentriert arbeiten kannst, machst du aus den 25 einfach 45 Minuten. Das Prinzip bleibt das gleiche: Ausreichend Pausen für fokussiertes Arbeiten.
8. Nutze die Pausen
Sinn der Pomodoro-Technik ist es, in den Pausen zu entspannen, damit du anschließend wieder durchstarten kannst. Mit Sicherheit kommt es mal vor, dass du von wichtigen Mails oder Anrufen abgelenkt wirst und eine Pause nutzt, um Kleinigkeiten abzuarbeiten.
Achte aber darauf, den Großteil der Pausen zur Entspannung zur nutzen. Sinnvoller ist es, Mails und Anrufe in einem extra dafür vorgesehenen Intervall zu beantworten. Die Pausen kannst du voll auskosten, indem du dich ausstreckst, kurz an die frische Luft gehst, eine Tasse Kaffee trinkst und dich mit einem Snack stärkst.
Natürlich kannst du auch kurz deine WhatsApp-Nachrichten lesen und ja – wenn das Katzenvideo wirklich sein muss, dann ist die Pause zwischen den Pomodori der richtige Zeitpunkt dafür.
9. Eliminiere jede Ablenkung
Dein Smartphone ist während der Arbeitsintervalle natürlich tabu. Schalte die Benachrichtigungen der E-Mail-Programme auch am PC auf lautlos. Benutze Ohrstöpsel oder Kopfhörer, um störenden Geräusche von außen, zum Beispiel durch die Gespräche der Kollegen, auszublenden.
Die Beantwortung von Mails und Anrufen nimmst du dir für einen anderen Zeitpunkt vor und kümmerst dich davor nur um die anstehende Aufgabe. Sprich vorher mit deinem Chef darüber, dass du künftig so arbeiten möchtest, um deine Produktivität zu steigern.
10. Verzichte auch mal auf Pomodori
Die Pomodoro-Technik soll dir helfen, fokussierter und produktiver zu arbeiten. Ein gesundes Maß an Druck ist gut, jedoch sollte die Zeitmanagement-Methode nicht zu einem zusätzlichen Stressfaktor werden. Einen streng nach Intervallen getakteten Tagesplan einzuhalten ist auch nur schwer möglich.
Wende die Pomodori-Technik also nur dann an, wenn sich gewisse Aufgaben gut mit ihr bewältigen lassen. So kann es schon reichen, die Methode nur den halben Tag zu nutzen, um die wichtigsten Aufgaben erledigt zu bekommen, und dir deine Zeit dann wieder etwas freier einzuteilen.
Mit der entsprechenden Vorbereitung und der richtigen Einstellung wird es dir umso leichter fallen, die Pomodori bestmöglich auszuschöpfen. Übung macht den Meister: Probiere die Zeitmanagement-Methode einfach ein paar Tage lang aus und du wirst sehen, wie du dich immer mehr an diese Art des Arbeitens gewöhnst.
Mit welchen Gadgets kann man die Pomodoro-Technik anwenden?
Du hast verschiedenen Möglichkeiten, bei Anwendung der Pomodoro-Methode die Zeitintervalle im Blick zu behalten.
Die klassische Küchenuhr
Mit einer Küchenuhr machst du es genauso wie Francesco Cirillo, als er in den Achtzigerjahren die Pomodoro-Technik entwickelte. Für das richtige Feeling kannst du dir einen Pomodoro-Wecker in Tomatenform holen.
Der Vorteil einer analogen Uhr ist, dass du nicht von Nachrichten auf dem Smartphone oder Laptop abgelenkt wirst – es gibt nur deine Arbeit und die Uhr. Der Nachteil hingegen ist jedoch das ständige Eieruhrgeräusch.
- Küchentimer mechanisch in auffälliger und ansprechender Tomaten-Form. Ideal als Stoppuhr für Küche, Kinderzimmer, Schule, Büro, Werkstatt, Garage, Fitnessstudio oder Bad
- Mechanischer Kurzzeitmesser. Der Küchentimer funktioniert ohne Batterie und ist immer einsatzbereit, zuverlässig, funktional, robust, umwelt- und bedienfreundlich. Zählt die Zeit zuverlässig runter
- Timer im Tomaten Design mit gut ablesbarer Rundskala; 59 Minuten Zeiteinteilung. Perfekt auch als Eieruhr. Gut hörbares, akustisches Signal nach Zeitablauf
- Unzählige Einsatzmöglichkeiten beim Kochen, Backen, Sport, Training, Hausaufgaben, Zähneputzen, Haushalt, Yoga, Fitness, Duschen, Lernen, Spielen, Eier kochen, als Stoppuhr im Unterricht oder bei der Arbeit
- Das Gehäuse des mechanischen Küchenweckers ist aus hochwertigem ABS-Kunststoff. Praktischer Küchenhelfer mit Aufziehmechanismus. Durchmesser ca. 6,5 cm, Höhe 7,7 cm
Der digitale visuelle Timer
Durchaus fortschrittlicher, jedoch nicht zu 100% im Sinne der Pomodoro-Technik ist dieser digitale visuelle Timer. Er ist nicht ausschließlich für das Prinzip von Francesco Cirillo konzipiert, sondern wesentlich individueller einsetzbar.
Diese Flexibilität solltest du jedoch als Vorteil werten, da mit dem digitalen Timer deine Pomodori individuell von einer Minute bis hin zu einer Stunde eingestellt werden können. Zusätzlich entfallen hiermit auch die ggf. störenden Eieruhrgeräusche.
Pomodoro-Apps
Natürlich kannst du auch den Timer deines Smartphones verwenden. Dafür musst du aber nach jedem Intervall den Timer neu stellen. Praktischer ist eine Pomodoro-App mit automatischem Timer. Es gibt verschiedene Apps für Smartphone und Laptop, Android und Apple, Windows und Mac. Viele Apps sind kostenlos, einige beinhalten kostenpflichtige Features.
Manche Apps bieten die Möglichkeit, Benachrichtigungstöne während der Arbeitsintervalle abzustellen. So kannst du dich noch besser fokussieren. Mit einigen Apps kannst du außerdem anhand von Statistiken deine Produktivität tracken.
Browserbasierte Apps sind besonders praktisch, wenn du ohnehin am Rechner arbeitest und weder nach jedem Intervall zum Smartphone greifen noch einen Wecker mit ins Büro nehmen willst.
Welches Tool du verwendest, liegt ganz bei dir. Wenn du dein Smartphone für die Anwendung der Pomodoro-Methode nutzt, solltest du nicht in Versuchung geraten, über die 5-minütige Pause hinaus zu chatten oder dich mit Social Media abzulenken.
Möglich ist auch eine Kombination aus verschiedenen Tools: Im Büro setzt du auf den browserbasierten Timer, zu Hause nutzt du eine App fürs Smartphone und wenn du ohne technische Geräte arbeitest, zum Beispiel in der Unibibliothek, im Atelier oder der Werkstatt, verwendest du einen Wecker.
Browserbasierte Apps
Die browserbasierten Apps sind nicht nur allesamt kostenlos, sondern auch blitzschnell einsatzbereit. Besuche eine der nachfolgenden Seiten, starte dort den Pomodoro Timer und los geht´s 😉
Apps für PC / MAC
Auch für PC und Mac gibt es passende Apps, welche du hier finden kannst. Bitte beachte, dass diese in ihrer Pro Version Geld kosten. Ich übernehme keine Gewähr.
Apps für iOS / Android
Gleiches Spiel gilt bei den Apps für iOS und Android. Sie funktionieren super und sind i.d.R. kostenlos, können jedoch nach Ablauf einer Probeversion mit Kosten verbunden sein. Bitte lese die Nutzerbedingungen der jeweiligen Hersteller sorgfältig durch.
Das kannst du von der Pomodoro-Methode lernen
Pomodoro ist nicht die eierlegene Wollmilchsau, was nicht bedeutet, dass es keine geniale Erfindung ist. Obwohl es sich nicht durchgehend anwenden lässt, kannst du damit nämlich dennoch nachhaltig deine Arbeitsweise verbessern.
- Selbstmanagement: Du wirst dazu motiviert, deinen Tagesablauf zu strukturieren und die Zeit, die du für jede Aufgabe benötigst, im Blick zu behalten. Auch wenn du mal nicht die Pomodoro-Methode anwendest, wird es dir leichter fallen, deine To-Dos zu koordinieren.
- Monotasking statt Multitasking: Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass sich mit Multitasking mehr Aufgaben erledigen lassen. Mit der Methode von Francesco Cirillo lernst du, dich jeweils auf nur eine Aufgabe zu fokussieren und die Dinge eins nach dem anderen anzugehen. Du wirst sehen: Schon bist du produktiver!
- Bessere Projektplanung: Mit der Pomodoro-Technik lernst du auch, deine Tasks in mehrere Teilschritte zu zerlegen und den Zeitaufwand abzuschätzen. So wirst du ganz nebenbei besser darin, Projekte zu planen, egal ob bei der Arbeit oder für deine privaten Ziele.
- Grenzen setzen: Du kannst nur dann konzentriert an einer Aufgabe arbeiten, wenn du nicht abgelenkt wirst. Indem du nach dem Pomodoro Modell arbeitest, machst du deinem Chef, deinen Kollegen und deinen Kunden klar, dass Mails und Telefonate auch mal warten können und du eben nicht immer erreichbar bist. Eins nach dem anderen!
Fazit: Die Pomodoro-Technik ist einen Versuch wert
Die Pomodoro-Technik ist eine effektive Zeitmanagement-Methode, die dir fokussiertes Arbeiten bei ausreichend Pausen erlaubt. So kannst du eine Aufgabe nach der anderen durchziehen und zwischendurch deinem Hirn eine Pause gönnen. Francesco Cirillo hat die Methode dabei geholfen, sich besser zu konzentrieren und nicht mehr so viel zu prokrastinieren.
Auch für dich kann die Pomodoro-Technik eine hilfreiche Methode sein, um dich zu organisieren und deine Aufgaben zu erledigen. Außerdem kannst du für deine individuelle Arbeitsweise auch dann viel von der Pomodoro-Methode lernen, wenn du sie gerade nicht anwendest. Egal ob 25-, 10- oder 45-minütige Intervalle, egal ob mit dem Timer deines Smartphones, einer App oder einem stylischen Wecker – probiere es einfach mal aus!
